Nagyvállalati műveletek racionalizálása egyedi webes portálokkal

A vállalati műveletek racionalizálásának egyik leghatékonyabb módja egyedi webes belső portálok fejlesztése, amelybe integrálva vannak a már használatban levő üzleti szoftverek, és amelyek automatizálják a rutinfeladatokat és megkönnyítik az együttműködést.

Egyedi fejlesztéssel egy ilyen portál teljesen a vállalkozás egyedi igényeihez igazítható. 

Az egyedi webes portálok fő előnyei a nagyvállalatok számára

Egy belső webportál olyan központi hely, ahol az alkalmazottak, az ügyfelek és a partnerek elérhetik az összes szükséges erőforrást, a leltárkezelő eszközöktől a belső adatbázisokig. Így nem megy el idő a rendszerek közötti váltogatásokra, és az információk is hamarabb megtalálhatók.

Az egyéb üzleti rendszereknek egy egyedi portálba való integrálásával a vállalkozások automatizálhatják az olyan ismétlődő feladatokat (rutinfeladatokat), mint a bérszámfejtés, a megrendelések teljesítése, az ismétlődő ügyfélszolgálati megkeresések kezelése vagy a készletfrissítések. Az automatizálással csökken az emberi hibák száma, nő a hatékonyság, és a felszabadított idő stratégiai szempontból fontosabb munkákra fordítható.

A belső használatra tervezett webportálok olajozottabbá tehetik az osztályok vagy részlegek és az egymástól távol levő kollégák, partnerek közötti kommunikációt olyan funkciókkal, mint az üzenetküldés, a projektmenedzsment-eszközök és a megosztott naptárak. A globális nagyvállalatoknál a videokonferenciát, dokumentummegosztást és feladatkezelési eszközöket integráló portál szinte nélkülözhetetlen a hatékonysághoz.

Egy multinacionális logisztikai vállalat például létrehozhat egy olyan belső portált, amelyen a raktárvezetők és a sofőrök valós időben kommunikálhatnak, és nyomon követhetik a szállítmányokat.

Üzleti rendszerek integrálása 

Az egyedi webes portálokba integrálhatók a már használatban levő vállalati rendszerek. Így csökkenthetők az adminisztratív terhek, az adatok tudnak áramolni a vállalati rendszer és a portál között, ami szintén megkönnyíti a napi munkát, és minimalizálja a kézi bevitel szükségességét, így az ezzel járó hibalehetőségeket is. 

Az ERP-rendszerek integrálásával egyetlen felületről kezelhetők az ellátási láncok, a készletek, a pénzügyek és a beszerzés. A valós idejű adatokhoz való hozzáféréssel hatékonyabban lehet döntéseket hozni és folyamatokat racionalizálni. 

A CRM-rendszer integrálásával az értékesítési és az ügyfélszolgálati csapatok a belső webes portálon keresztül kezelhetik az ügyfélkapcsolatokat is, és követhetik nyomon a leadeket, az értékesítési folyamat előrehaladását stb. – és közvetlenül megoszthatják az információkat más csapatokkal (pl. a marketingrészleggel). 

A HRMS és bérszámfejtési rendszerek integrálásával minden funkció elérhető lehet a portálon keresztül, például benyújthatók a szabadságkérelmek, elérhető a bérszámfejtés, a műszakbeosztás, kezelhető a juttatások igénybevétele, frissíthetők személyes adatok stb.

Feladatautomatizálás és folyamatoptimalizálás

Az automatizálás különösen hasznos az olyan nagyvállalatok számára, amelyek összetett tranzakciókat kezelnek, és több szállítóval dolgoznak, illetve több ezer alkalmazottat foglalkoztatnak.
A nagy termékkészlettel dolgozó vállalkozások esetében a megrendelések feldolgozásának automatizálása jelentősen felgyorsíthatja a teljesítést. A megrendelés leadásakor a rendszer képes automatikusan ellenőrizni a készletszinteket, számlát generálni, és emberi beavatkozás nélkül kezdeményezni a szállítást. 

Üzleti jelentések is automatikusan generáltathatók egy ilyen egyedi portálon, például az integrált vállalati rendszerekből származó, valós idejű adatokból. Így a vezetők és a menedzserek bármikor, a kézi jelentéskészítés megvárása nélkül tudnak teljesítmény-, értékesítési, hatékonysági stb. adatokon alapuló döntéseket hozni.

Beépített ügyfélszolgálati rendszerrel egy ilyen webportál segítségével automatizálható az ügyfélkérdések továbbítása a megfelelő osztályra vagy a megfelelő kollégához. Az egyszerűbb, visszatérő kérdések megválaszolására pedig implementálható mesterséges intelligencia által vezérelt chatbot.

A belső webes portálok és az adatbiztonság 

A vállalati belső portálokat úgy kell megtervezni, hogy a lehető legmagasabb szinten védve legyenek a jogosulatlan hozzáférés és az adatok megsértése ellen, valamint hogy megfeleljenek a vonatkozó adatvédelmi szabályozásoknak. 

Alapvető, hogy minden, a portálon keresztül továbbított adatot, különösen az olyan érzékeny információkat, mint a pénzügyi adatok vagy az alkalmazottak személyes adatai, titkosítani kell. Az SSL (secure sockets layer) titkosítási protokoll és a többfaktoros hitelesítés (MFA) bevezetése növeli a portál biztonságát.

További biztonsági lépés lehet a szerepköralapú hozzáférés-szabályozás (RBAC), hogy az alkalmazottak csak azokhoz az adatokhoz és eszközökhöz férjenek hozzá, amelyekre a feladatuk ellátásához szükségük van. Például a HR-menedzser hozzáférhet a munkavállalói nyilvántartásokhoz és a bérszámfejtő rendszerekhez, míg az értékesítő csak a CRM-adatokat éri el.

A regionális és nemzetközi adatvédelmi jogszabályoknak való megfelelés érdekében szükség lehet olyan funkciókra, mint az adatok anonimizálása, a hozzájárulások kezelése vagy a rendszeres adatellenőrzések.